Wręczanie zaproszeń to delikatna kwestia, wokół której narosło wiele zasad. Liczy się wszystko, od ich wyglądu do sposobu wręczania. Nie bez znaczenia jest także termin, w którym informujemy swoich bliskich i przyjaciół o tym ważnym wydarzeniu. Nie należy tego robić zbyt wcześnie, ale też pozostawienie dystrybucji zaproszeń na ostatnią chwilę zostanie odebrane negatywnie. Kiedy więc je zamówić, żeby wręczanie odbyło się w optymalnym terminie?
Co trzeba zrobić, zanim zajmiecie się zamawianiem ślubnych zaproszeń?
Najbardziej istotna jest kolejność załatwiania poszczególnych spraw, bo organizacyjne elementy są ze sobą mocno powiązane. Zanim więc zajmiecie się zaproszeniami, trzeba mieć już ustalone następujące kwestie:
Termin ślubu.
Mowa tu o dacie, kiedy odbędzie się ceremonia, zgranej z terminem wynajmu sali weselnej. Wtedy znane są pierwsze dane, które podaje się gościom, tj. datę i miejsce ślubu oraz imprezy weselnej.
Lista gości.
To nie wymaga wyjaśnień. Zaproszenia można zamawiać dopiero po podjęciu decyzji, kogo tak naprawdę chcemy widzieć w tym ważnym dniu, bo wtedy znana jest także ilość potrzebnych karnetów.
Szczegóły organizacyjne.
To np. informacje o tym, czy zapewniacie gościom transport, zakwaterowanie oraz np. animacje i opiekę dla dzieci. To oczywiście nie są obowiązkowe elementy, ale jeśli chcecie zapewnić gościom dodatkowy komfort, warto dograć to przed zamówieniem zaproszeń. Wtedy zamieścicie te informacje na karnecie i nie trzeba będzie do wszystkich dzwonić.
Oczekiwania dotyczące prezentów.
Obecnie coraz modniejsze jest komunikowanie tej kwestii. Pary często rezygnują z kwiatów np. na rzecz datków na cele charytatywne, alkoholi, słodyczy, zabawek lub roślin ogrodowych. Coraz częściej przedstawia się też listę prezentów, których oczekują przyszli nowożeńcy albo wyraża się chęć otrzymania wyłącznie gotówki. Nie ma w tym nic złego, a goście wiedzą, co mają zrobić. Dlatego zanim zdecydujecie się na zamówienie zaproszeń, ustalcie tą kwestię, bo to również warto na nich zamieścić np. w formie śmiesznego wierszyka.
Koncepcja estetyczna.
Zanim zamówicie zaproszenia, zastanówcie się nad stylem i klimatem przyjęcia oraz kolorystyką, która będzie wiodąca. Obecnie bardzo modne jest stosowanie spójnej estetyki, w której wszystko spina się jedną, wizualną klamrą. Od strojów młodej pary, wystroju sali weselnej i dekoracji na samochodzie do zaproszeń, wszystko jest wtedy w określonych barwach lub ozdobione jakimś wyrazistym detalem. Mając opracowaną koncepcję wizerunkową swojej imprezy łatwiej jest dobrać wygląd zaproszeń.
Dopiero kiedy te wszystkie elementy są dograne i ustalone, można zamawiać zaproszenia. Dzięki temu będą one po prostu kompletne, zarówno informacyjnie jak i estetycznie.
Bufor czasowy na wypadek problemów
O ile wręczanie zaproszeń na 8-10 miesięcy przed weselem jest nieco dziwne, o tyle już ich zamawianie z takim wyprzedzeniem jest w pełni uzasadnione. Jeśli macie już dograne wszystkie kwestie z naszej listy, nie zwlekajcie. Dlaczego? Bo takie podejście kilka ważnych zalet:
Więcej czasu na wybór zaproszeń oraz czas na reakcję. Jeśli w zaproszeniach pojawią się jakieś błędy albo powiększy się lista gości. Możliwość zyskania lepszej ceny dzięki upolowanej promocji.
Komfort psychiczny!
Zostaje więcej czasu na spokojną objazdówkę po rodzinie i znajomych. A i pocztą zdąży wszystko dotrzeć do adresatów.
Należy pamiętać, że firma drukująca wasze zaproszenia również potrzebuje czasu na realizację zamówienia. Zazwyczaj nie jesteście jedynymi klientami i trzeba to wziąć pod uwagę. Firmy zwykle informują o przybliżonym czasie realizacji. Ale zawsze warto wziąć pod uwagę możliwość wydłużenia tego terminu z różnych względów, np. awarii sprzętu. Zabierając się za to odpowiednio wcześniej, zaoszczędzicie sobie niepotrzebnego stresu.
Dobrze obliczcie czas niezbędny do rozdania zaproszeń na ślub
Zasady dobrego wychowania i ogólnie panujących zasad społecznych narzucają nam umowny termin maksymalny, kiedy wypada wręczyć zaproszenie na ślub i wesele. Zwykle przyjmuje się, że jest to około 4-5 miesięcy przed zaplanowanym terminem wydarzenia. Chodzi o to, żeby każdy z zaproszonych gości miał czas na podjęcie decyzji czy zamierza towarzyszyć młodej parze w tym ważnym dniu. Nie od dziś wiadomo, że udział w zaślubinach to spory wydatek. Trzeba także zorganizować np. opiekę dla dziecka, transport czy urlop. Dlatego nikt nie lubi być zaskakiwany na krótko przed weselem, a wręczanie zaproszeń w takim terminie jest uważane za gruby nietakt.
Musicie więc zgrać czasowo zamawianie karnetów również z tym zagadnieniem. A im większa ilość gości, tym więcej czasu potrzeba na skuteczną dystrybucję zaproszeń, zwłaszcza jeśli macie rodzinę rozrzuconą w dużej odległości. Pamiętajcie, już na etapie wręczania zaproszeń tworzycie klimat swojego przyjęcia. Zadbajcie więc, aby nie towarzyszyły im żadne negatywne emocje. Zamówicie zaproszenia odpowiednio wcześnie i zadbajcie o to, żeby były idealne.